Weblog

Alle ontwikkelingen en updates van onze event-software

Hier treft u de laatste ontwikkelingen en updates aan met betrekking tot evisit.

Evisit event apps - volg de voortgang van uw event via apps

evist is ISO27001 gecertificeerd. Waarom is dat zo belangrijk?

Geplaatst op maandag 23 april 2018 09:00
  • evisit
  • iso27001
  • GDPR
  • AVG

 

 

 

 

Op 14 juni 2017 hebben wij als eerste in Nederland een ISO27001 certificaat weten te behalen voor onze innovatieve registratie product evisit. Dat dit een hele prestatie is hebben wij met elkaar mogen beleven. Een ISO27001 certificaat verkrijg je immers niet zomaar. In een periode van ruim een jaar voorafgaand aan het grote moment zijn we met het hele team op een andere manier gaan kijken naar persoonsgegevens en veiligheidWat er allemaal aan vooraf ging; op meerdere dagen hebben externe auditors onze processen en het IMS (Information Management System) inhoudelijk beoordeeld. Zijn er verschillende interviews afgenomen met alle bij het project betrokken medewerkers. Dit om te controleren dat we ook echt op de vastgelegde manier werken. Daarna was het eindelijk zover. Het certificaat werd verstrekt. De vlag kon uit!
 
Wat gaat er allemaal per 25 mei 2018 veranderen?

Het feit dat we in evisit vastleggen naar welk evenement jouw gast gaat of is geweest, maakt de opgeslagen informatie privacy gevoelig. De wetgever gaat vanaf 25 mei dit jaar streng toezien op het naleven van een Europese wet die tot doel heeft privacy gevoelige gegevens beter te beschermen. Als je de discussie rondom Facebook een beetje hebt gevolgd zal het je duidelijk zijn geworden dat ook het altijd vrije Amerika zich afvraagt of zij niet een gelijke wetgeving als de europese GDPR moeten ontwikkelen om mensen maar ook zeker het land Amerika beter te beschermen. Na 25 mei gaat er veel veranderen. Onderstaand een kort overzicht van de belangrijkste nieuwe regels;

 

veranderingen voor jou als Europeaan:

 
  • Recht op toegang. Je moet gratis een kopie van al je opgeslagen gegevens kunnen krijgen.
  • Het recht om verwijderd te worden. Gegevens moeten op jouw verzoek kunnen worden verwijderd.
  • Het recht om gegevens over te dragen. Je moet toestemming geven op het moment dat jouw gegevens worden overgedragen.
  • Het recht om geïnformeerd te worden. Klanten moeten worden geïnformeerd op het moment dat hun gegevens worden verzameld.
  • Het recht op correctie van informatie. Je moet je (oude) gegevens kunnen aanpassen.
  • Het recht op beperken van gegevensbewerking. Je kan eisen dat jouw gegevens niet worden bewerkt (het bedrijf heeft jouw gegevens wel maar mag er niets mee doen).
  • Het recht op bezwaar. Je kan eisen dat jouw gegevens niet worden gebruikt voor marketing doeleinden.
  • Het recht om in kennis te worden gesteld. Is jouw data op straat gekomen dan moet dat verplicht aan jou worden gemeld
 
veranderingen voor een bedrijf gevestigd is in Europa:
 
  • De klant heeft de touwtjes in handen
  • Bedrijven zijn eigenaar van de data en verantwoordelijk, niet de bewerker van de data (lees evisit)
  • Bedrijven moeten een functionaris voor gegevens bescherming benoemen
  • Bij overtreding: 4% van de jaaromzet (max 20 miljoen)

 

​​"Wat heb ik als opdrachtgever aan dat evisit ISO27001 gecertificeerd is...?"

Er wordt vaak gedacht dat het opstellen en laten tekenen van een bewerkersovereenkomst voldoende is. Niets is minder waar! Je bent en blijft als opdrachtgever eigenaar van de data en daarmee verantwoordelijk voor het beheer. Besteed je in het proces de evenement registratie uit aan een derde partij dan zal je moeten kunnen aantonen dat deze partij alle maatregelen genomen heeft om jouw data (lees data van je bezoekers) te beschermen. Blijkt, ondanks het tekenen van de overeenkomst, dit niet het geval dan kan de privacy waakhond de boete uitdelen!

 
"Wat als er via evisit toch privacy gevoelige informatie op straat komt. Dan ik dan een boete krijgen...?"
Het antwoord hierop is simpel: Nee. Op het moment dat er data op straat komt te liggen zullen we dit verplicht moeten melden. Jij als opdrachtgever kan daarop een nieuwe audit aanvragen bij onze audit partij. Blijken onze processen op orde dan ontvangt niemand een boete. Hebben wij een fout gemaakt dan zijn wij verantwoordelijk en wordt jij als opdrachtgever vrij gesteld van iedere boete.
 
Heb je vragen over alles wat er aan deze wetgeving op ons af komt. Laat het ons weten, we beantwoorden je vragen graag

 

5 tips voor een onvergetelijk event

Geplaatst op donderdag 03 augustus 2017 09:00
  • evisit
  • event
  • evenement
  • tips

 

Het hosten van een conferentie, seminar of networking event kan een uitstekende manier zijn om jouw business te vermarkten. Maar event planning is tricky, en het zorgen voor een glimlach op het gezicht van jouw genodigden is niet altijd even makkelijk. Wil jij weten hoe je ervoor kan zorgen dat  jouw volgende event al op de kalender van jouw gasten genoteerd staat? Lees dan hier 5 tips om jouw event onvergetelijk te maken.

 

1.   Start marketing ruim op tijd

Uit onderzoek blijkt dat mensen in het algemeen minstens zeven contactpunten nodig hebben met een individu of bedrijf, voordat ze een beslissing maken. Begin jij dus pas met de marketing van jouw event op de dag dat het begint, dan ben je te laat.

Zorg voor teasers, dit geeft jouw publiek een taste van wat ze kunnen verwachten op jouw event. Doe dit bijvoorbeeld door het sturen van reminder e-mails of zet social media in voor promo foto’s of video’s. Dit is niet alleen effectief in het vergroten van de opkomst, het zorgt er ook voor dat jij niet tot het laatste moment hoeft te wachten op de registratie van jouw gasten. Door reminders te sturen zullen zij eerder geneigd zijn zichzelf tijdig in te schrijven.

 

2.   Zorg voor de juiste informatie

Voordat het event begonnen is, is het ontzettend belangrijk dat jouw gasten van A-Z weten wat ze kunnen verwachten. Dit betekent dat ze weten waar ze moeten zijn, wat het programma is, geïnformeerd worden over eventuele parkeerplaatsen en of er eten aanwezig is op het event.

Niets is vervelender dan naar een event toe gaan zonder te weten wat je precies kan verwachten. De informatie die jij van te voren beschikbaar stelt is daarom ontzettend belangrijk. Zorg verder ook dat deze informatie duidelijk en makkelijk te vinden is. Dit kun je bijvoorbeeld plaatsen op jouw event website, in de reminder mail of op het e-ticket.

 

3.   Maak jouw event persoonlijk

Als jij wilt dat mensen over jouw event gaan praten, moet je dingen doen die jou laten opvallen.

Denk aan het opvangen van jouw genodigden zodra zij het pand binnenkomen, dit straalt professionaliteit uit en toont aan dat jij jouw event, en gasten, serieus neemt.

Denk ook aan personal gift bags of zorg voor een fotograaf die foto’s neemt van jouw gasten tijdens het event. Dit stimuleert jouw gasten om ook na afloop van het event terug te denken aan jouw event en creëert een mogelijkheid tot extra publiciteit, door het sharen van foto’s op social media.

 

4.   Zorg voor een follow up

Zo, even ademhalen. Jouw event zit er op, het was een groot succes en nu is het tijd om te relaxen. Hou toch nog even vol, want een follow up met jouw genodigden kan van enorme waarde zijn.

De dag na een event – wanneer er nog volle inspiratie heerst tussen jouw genodigden – is de perfecte tijd om contact te leggen met jouw gasten om ze te bedanken voor hun komst en ze te attenderen op jouw producten/services. Het sturen van een bedankmail is daarom een mooie afsluiting.

Verder is dit ook het juiste moment om feedback te vragen van jouw gasten. Dit kan door middel van een enquête met een paar korte, concrete vragen over hun ervaring. Dit laat zien dat jij open staat voor verbetering, en geeft om de mening van jouw gasten. Deze kun je samen met jouw event analytics gebruiken voor een nog beter event volgende keer!

 

5.   Eindig met event analytics

Hoeveel gasten waren er precies op jouw event? Wat was de no-show rate? Deze statistieken zijn niet alleen interessant om een succes cijfer te geven aan jouw event, maar zorgen ook voor insights voor een volgend event. Gebruik deze gecombineerd met de uitslag van jouw event enquête dan ook als feedback voor jouw event als totaalplaatje. Op naar nog betere resultaten!

Dit zijn natuurlijk maar een paar tips om jouw event onvergetelijk te maken. Met het volgen van deze tips zet je al een paar grote stappen in de goede richting. Meer tips of weten hoe wij jou kunnen ondersteunen in het organiseren van jouw volgende event? Mail dan naar vraag@evisit.nl of bel naar 070-306 54 20.

Interview Ninette, 'Even voorstellen'

Geplaatst op woensdag 15 maart 2017 09:00
  • evisit
  • Marketing Intern

 

 

Even Voorstellen:

Ninette is onze nieuwe Marketing Intern. Zij studeert aan de Erasmus Universiteit in Rotterdam en gaat in september aan haar Master Marketing beginnen. Om nu al werk-ervaring op te doen komt zij stage lopen in het Marketing Team van evisit waar zij zich gaat focussen op inzet van social media en het positioneren van evisit. Daarnaast zal ze meedenken aan en produceren van de nieuwe website voor Amgate. Lees hieronder het interview:

Kun je wat over jezelf vertellen? 

Ik ben 21 jaar en zit momenteel in mijn afstudeerfase. Ik ben bezig met een scriptie schrijven voor mijn bachelor International Communication and Media en ga in september beginnen met de Marketing Management Master op de Erasmus Universiteit. Vandaar dat ik heb besloten om mijn praktische kennis over marketing uit te breiden met een marketingstage hier bij Amgate. Ik werk verder nog als hostess en sales agent voor verschillende bedrijven, wat ook mijn interesse in events heeft aangewakkerd. Mocht ik naast dit allemaal nog een vrije dag hebben, vind ik het heel leuk om te koken voor mijn vrienden!

Hoe ben je bij Amgate terecht gekomen?

Amgate is een bedrijf dat ik heb leren kennen door samen te werken op events zoals het ABN AMRO World Tennis Tournament. Hier heb ik als hostess geholpen met het inscannen van genodigden. Toen er een open vacature voor een marketing stage aangeboden werd door Amgate, werd aan mij gevraagd of ik dit leuk zou vinden. Als Marketing student vond ik het ontzettend nuttig om mijn werkervaring uit te breiden, en aangezien ik altijd met veel plezier heb gewerkt met Amgate leek het me een goed idee om hier mee door te gaan in vorm van een stage.

Waarom stage lopen bij Amgate?

Toen ik vaak werkte op dezelfde events als Amgate, met hun evisit systeem heb ik eerstehands ervaring met hoe dit soort systemen een event effectiever en sneller kan laten lopen. Verder wil ik meer ervaring in b2b marketing krijgen, wat ik vast bij Amgate kan ontwikkelen.

Wat is jouw link met evenementen?

Regelmatig sta ik op grote events of congressen als hostess. Een klant begeleiden en met een goede indruk over de organisatie en planning van het event achter te laten, vind ik ontzettend leuk. Als hostess ben je namelijk het aanspreekpunt voor de klant, bij mijn stage hier bij Amgate ben ik vooral benieuwd wat er allemaal van te voren nog geregeld wordt om dit proces zo soepel mogelijk te laten verlopen.

Binnenkort in de App Store

Snel en veilig uw gasten binnenscannen en altijd op de hoogte zijn hoeveel gasten er nog worden verwacht

 

 Download binnenkort beschikbaar 

 

Heeft u vragen?

Bent u geïnteresseerd in onze software of heeft u vragen over updates neem dan contact met een van onze medewerkers op.