De save the date of de uitnodiging is het eerste wat jouw gasten te zien krijgen
van je evenement. Op basis hiervan besluiten ze naar je evenement te komen.
Het moet er gelikt uitzien. Net als het registratieformulier, dit is stap 2. Als deze
kort, bondig en professioneel is, dan klikt je genodigde op ‘bevestigen’ en voila: de
eerste aanmelding is binnen!
Hoe zorg ik voor een professionele start van mijn evenement?
Communicatie in juiste huisstijl:
Alle communicatie (mailings,
registratieformulier, website, e-ticket, badges) kan via de registratietool in huisstijl
van jouw organisatie of in dezelfde branding van het evenement.
Duidelijke keuze in uitnodiging:
Neem in de uitnodiging een duidelijke button
‘ja ik kom’ en ‘Nee ik ben verhinderd’ op. Voor je genodigden prettig om dit vooraf
aan te geven, maar voor jou ook zodat je precies weet wie er komen en wie niet.
Registratieformulier: Bedenk vooraf wat je wilt vragen zodat je geen gegevens
mist. Maak het formulier niet te lang want dan haken je potentiële gasten af. Stel
ook geen vragen die je niet nodig hebt, dit mag namelijk niet volgens de AVG
wetgeving.
Geautomatiseerde mailings: Een bevestiging of afmelding kan via een
registratietool automatisch worden gestuurd wanneer een aanmelding of
afmelding binnen komt, deze stel je 1 keer in en je hebt er geen omkijken meer
naar! Altijd een professionele terugkoppeling naar je gasten.
Tip!
Zorg in je registratieformulier voor zoveel mogelijk gesloten velden, om lange
uiteenlopende antwoorden te voorkomen.