Wil jij een hybride event organiseren maar zit je nog met veel vragen? Wij geven je 10 antwoorden.
1. Wat is een hybride event?
Een hybride event is een samenkomst van online en fysiek. Zo kun je denken aan een fysiek event waarbij ook gelivestreamd wordt, of een online uitzending waarbij ook fysiek publiek aanwezig is.
2. Waarom kiezen voor een hybride event?
Van belang kan zijn dat je het bereik van je event wilt vergroten, je bezoekers de keuze wilt bieden tussen online en fysiek en ook duurzaamheid is een mooie reden om te kiezen voor een hybride event. Het reizen wordt zo beperkt, je hebt minder afval én zijn er minder aankopen die gedaan moeten worden.
3. Hoe kies je een geschikte vorm voor jouw event?
Denk na over de doelstelling, wie je doelgroep is en welke boodschap je uit wilt dragen. Wanneer je bijvoorbeeld je kijkers vooral wilt informeren kan dit goed online. Wanneer verbinding juist gewenst is, is dit makkelijker te behalen gedurende een fysiek event. Bij een combinatie hiervan is hybride perfect!
4. Hoe zorg je ervoor dat zowel fysieke als online kijkers betrokken worden bij het event?
Zorg ervoor dat fysiek en online tijdens het event samenkomen. Je hebt te maken met twee aparte doelgroepen die op een verschillende manier je event gaan bijwonen. Door middel van een online platform en een event app kunnen zowel de fysieke als online deelnemer met elkaar in contact komen. Ook blijven ze beiden engaged door middel van het gebruik van Q&A, quizes en pollvragen via de event app.
5. Kan de duur van het event voor alle bezoekers, zowel online als fysiek even lang zijn?
Ja dat kan, maar houd er wel rekening mee dat de aandachtspanne van een online deelnemer wat lastiger is om vast te houden. Zorg ervoor dat de online kijker interactief wordt meegenomen in het programma en dat er voldoende pauzemomenten worden ingepland.
6. Hoe neem je de online kijker mee in het fysieke programma?
Zorg ervoor dat zowel de host als de sprekers zich niet alleen richten tot de fysieke deelnemers in de zaal maar dat zij zich ook richten tot de online kijker. Maak de online kijker ook zichtbaar in de zaal, door middel van foto of video. Ook kun je de online kijker meer data en informatie meegeven gedurende het event, waardoor zij mee worden meegenomen in het verhaal.
7. Hoe organiseer je break-outs op een hybride manier?
Je kunt de bezoekers natuurlijk scheiden, dan plaats je de online deelnemers bij elkaar in een break-out online en de fysieke deelnemers plaats je op locatie in een aparte break-out. Ook kun je de fysieke bezoekers laten inloggen op hun telefoon waardoor zij samen met de online bezoekers in dezelfde break-out zitten. Een wat ingewikkeldere manier is om de online deelnemers te laten inbellen, dit kan door in de fysieke ruimte schermen neer te zetten waarop de online deelnemers te zien zijn. Hier heb je wel wat audiovisuele ondersteuning bij nodig, maar zo kun je fysiek en online bij elkaar brengen.
8. Welke techniek komt er kijken bij een hybride event?
Bij een hybride event komt audiovisuele ondersteuning kijken. Je hebt te maken met 2 doelgroepen en daarmee 2 soorten techniek. Voor het fysieke event heb je techniek nodig zoals, schermen, belichting & het geluid. Maar ook voor het online gedeelte komt er nog techniek bij, zoals camera’s, regie en het online platform.
9. Zijn de kosten van een hybride event hoger dan voor een fysiek event?
Ja, een hybride event is vaak duurder. Dit komt omdat je te maken hebt met 2 doelgroepen en daarmee ook 2 ‘visitors journeys’ moet ontwerpen. Daarnaast komt er bij een hybride event zoals we zagen in de vorige vraag extra audiovisuele ondersteuning kijken. Hier tegenover staat wel dat je een groter bereik bewerkstelligd en een andere doelgroep bereikt dan wanneer je alleen fysiek zou gaan.
10. Welke innovaties kunnen wij verwachten op het gebied van hybride events in de toekomst?
Het samenbrengen van de fysieke wereld met de digitale wereld door middel van AR en VR.
Met deze 10 antwoorden heb je al een goede basis voor jouw hybride event en kan je aan de slag!
Wil je meer informatie? Bekijk dan onze pagina over hybride events. Jouw event toch helemaal online? Bekijk dan onze pagina met meer info over online events. Fysieke evenementen zijn ook weer mogelijk! Bekijk onze mogelijkheden voor jouw fysieke event.
Een keer met ons bellen of mailen om te sparren mag natuurlijk altijd. Dit kan via 070 30 65 420 of stuur een e-mail naar: vraag@evisit.nl.