Amsterdam UMC

Organiseert een online event via Hopin

Case-UMC_Adam-Header.jpg

Amsterdam UMC organiseert een symposium met online oratie én online receptie 

Continuïteit in de geboortezorg - Het belang van een vertrouwde zorgverlener
Tijd voor verloskundige zorg met vrouwen

Online Symposium voor ruim 500 deelnemers

  • Betrokken bij de keuze voor de juiste online tool

  • Inrichten van de online tool (Hopin) met plenair, sessies en stands

  • Onboarding organisatie en sprekers

  • Rol als host tijdens het online event 

  • Customer care (helpdesk) tijdens het online evenement

  • Livestream vanuit Youtube naar de tool Hopin

 

Het Amsterdam UMC heeft zelf al meerdere online sessies georganiseerd. Zelf is er al veel ervaring in Microsoft Teams. Andere tools zijn nog onbekend terrein, zo kwamen ze met ons in contact over de juiste invulling van dit online symposium. 

‘We hebben een debat met 5 sprekers en dagvoorzitter, een programma op een mainstage, een live oratie vanuit Youtube Livestream en een online netwerk receptie’. Eigenlijk zou het programma fysiek plaatsvinden, maar de opdrachtgever wilt deze met een kleine aanpassing naar online brengen. Welke tool past hier het beste bij? Na enkele gesprekken kwamen we gezamenlijk op het besluit om Hopin in te zetten. Waarom? Omdat alle mogelijkheden in 1 platform beschikbaar zijn. 

De week voor het event werd pas besloten om definitief Hopin in te zetten. Een mooie uitdaging om alles in 1 week te realiseren. Er werd een onboarding ingepland met de organisatie, een onboarding voor de dagvoorzitter en sprekers en besloten hoe we alle programma onderdelen zouden inrichten. Het werd een zeer gevarieerd programma: live opening op de stage, keynote sprekers via vooraf opgenomen video’s, vragen via de chat, een interactieve debat sessie, een livestream via Youtube in Hopin, vier virtuele stands en een online netwerkreceptie om mee af te sluiten. Tijdens het evenement stond onze Helpdesk (Customer Care) paraat om eventuele (technische) problemen op te vangen. 

Kortom het online symposium bleek een zeer groot succes. Met precies 525 deelnemers was er een grote belangstelling voor het online Symposium. Amsterdam UMC: we willen jullie bedanken voor de prettige samenwerking!