Op de koffie bij projectmanager Tessa! WTT 2020

De eerste week gingen we op de koffie bij designer Chris en vorige week bezochten we Pouwlien van Sales. Pouwlien hoopt aankomende WTT tegen een knappe tennisser aan te lopen.. Benieuwd waar projectmanager Tessa het meeste naar uitkijkt of welk anekdote zij voor ons in petto heeft? Tijd voor een bakkie koffie!

Wie ben je en wat is je functie bij evisit?

Ik ben Tessa, 27 jaar en werk nu bijna 2 jaar bij evisit. Mijn functie bij evisit is projectmanager. Samen met mijn collega’s zorg ik ervoor dat alle projecten (groot of klein) op rolletjes lopen. Het WTT is één van de grootste projecten en ik mag vanuit evisit aankomend jaar voor het eerst de projectleider zijn.

Hoeveelste keer WTT?

Aankomend jaar wordt mijn derde WTT. Het eerste jaar in 2018 werkte ik nog maar 2 maanden bij evisit en heb de voorbereiding dus niet meegedraaid. Vorig jaar was ik als projectmanager betrokken bij de inrichting en uitvoering van alle seminars en de bestelwebsite voor relatiemanagers. Het gehele onsite stuk kwam ook voor mijn verantwoording te liggen. Mijn collega Pauline was projectleider en tijdens de voorbereidingen heb ik voortdurend met haar meegekeken. Nu is het mijn beurt!

Het is de eerste keer jouw rol als projectleider, hoe heb je dat aangepakt?

Vorig jaar had ik al uitgesproken deze functie tijdens het WTT te willen. Ik heb toen veel van Pauline geleerd en veel vragen gesteld. Ook heb ik dingen opgeschreven, zodat ik dit jaar terug kon kijken. Dat heeft geholpen! Qua planning kan ik altijd terugkijken in de evisit eventplanner, alle tijdslijnen van vorig jaar zijn hier te vinden wat heel handig is!

Wanneer begin je met de eerste voorbereidingen?

Eerst gaat sales aan de slag om met ABN AMRO de wensen te bespreken. Vervolgens beginnen wij in augustus al met de eerste voorbereidingen. De interne rolverdeling wordt met elkaar afgestemd. Nieuwe plattegronden worden getekend in Seats, onze partner voor seating tijdens evenementen. In september worden de designs voor 2020 afgestemd met Ahoy en ABN AMRO en vanaf oktober kunnen we de seminars inrichten.

Hebben jullie een kant en klaar draaiboek liggen die ieder jaar opnieuw wordt gebruikt?

Ieder jaar is anders. Natuurlijk hoeven we niet ieder jaar het wiel opnieuw uit te vinden. Via de eventplanner worden alle werkzaamheden en taken van het jaar daarvoor onthouden, waardoor wij op basis daarvan een nieuwe planning voor 2020 kunnen opstellen. De ervaring van vijf jaar WTT helpt natuurlijk ook bij het opstellen van een goed draaiboek.

Wat vind jij bijzonder aan het project WTT voor ABN AMRO?

Het ABN AMRO Tennis Toernooi wordt als 1 evenement gezien. Het bijzondere is dat het eigenlijk veel meer evenementen zijn! Het WTT duurt in totaal zeven dagen en per dag zijn er soms maar liefst 5 seminars (evenementen). Ik vind het dus vooral bijzonder dat wij in één week wel 30 evenementen uitvoeren!

Waar kijk je het meeste naar uit?

Naar de week van 8 tot 16 februari 2020 natuurlijk! Van augustus tot februari werken we met elkaar keihard aan de organisatie van deze week. Ik vind het bijzonder om te zien waar we met elkaar zo hard aan hebben gewerkt. En het is vooral ook heel erg leuk, echt een feestje :).

Bedankt Tessa, succes met het WTT 2020!