• Team evisit

Hoe organiseer je een goede dry run?

Updated: Oct 16

Waar een dry run voor een fysiek evenement al belangrijk is, daar is het voor een online event misschien wel nóg belangrijker. Wat is een dry run en waarom is het zo belangrijk? In dit artikel gaan we je alles over het belang van de dry run uitleggen.


Tijdens een dry run, oftewel generale repetitie, oefen je alle scenario’s wat er op de dag kan gebeuren. Je oefent hoe de sprekers en organisatoren omgaan met eventuele fouten die gemaakt kunnen worden. Tijdens en na de dry run zul je ongetwijfeld een vorm van stress en zenuwen ervaren. ‘’Wat als dit op het echte event ook fout gaat?’’ Geen paniek. Je hebt het nu geoefend en hierna ben je zeker weten klaar voor het échte werk...


Er zijn twee onderwerpen van belang:

1. Technische dry run We testen alle techniek. Werken alle camera’s, doen de microfoons van alle sprekers het? Werken de pollvragen en vragen in de chat? Zien de bezoekers ons ook goed en is het internet stabiel? Heeft iedereen een nette achtergrond en is de camera goed gepositioneerd? Kunnen alle sprekers hun scherm delen en snappen ze hoe dit werkt? Wat te doen bij technische problemen van bezoekers? 2. Logistieke dry run We testen het programma. Gaat de overloop van ene spreker naar andere spreker goed? Zijn de programmaonderdelen goed qua lengte? Zijn alle sprekers en organisatoren comfortabel in hun rol? Worden poll vragen op tijd ingeschoten? Houdt iedereen zich aan het draaiboek en worden openstaande vragen in de chat op tijd beantwoord? Wat doen we als een programma onderdeel uitloopt?

Waar moet je op letten?


Organiseer een dry run altijd vlak voor het echte event. Je kan er, indien alles nog nieuw is, ook voor kiezen om 2 dry runs te organiseren. De eerste dry run organiseer je ongeveer een week voor het event. Je hebt dan nog enkele dagen om de fouten eruit te halen. 1 dag voor het event doe je het gewoon nog een keer. Grote kans dat het dan al een stuk beter verloopt.


Maak altijd een draaiboek. Je maakt waarschijnlijk al een draaiboek voor het echte online event, maar maak deze ook voor de dry run. Alle sprekers en organisatoren oefenen zo alvast met de opzet van dit draaiboek. Dan weten ze tijdens het echte event waar ze moeten kijken en waar ze alles kunnen vinden.


Houdt het programma van het echte event aan. Als er niet zoveel tijd is, kun je alles in een verkorte versie doen. De sprekers willen hun presentatie vaak actueel houden en bereiden deze pas een dag of zelfs een avond van te voren voor. Ze hoeven tijdens de dry run dus echt niet hun hele presentatie te houden, maar het is wel belangrijk dat ze alvast even kort hebben geoefend met spreken voor de camera én het delen van hun scherm.


Belangrijke note voor de dry run: verander niets in je omgeving ten opzichte van het echte event. Als je tijdens het echte online event ineens op een andere locatie of computer zit, dan heb je vrijwel voor niets de dry run uitgevoerd.


Checklist-Online_event_DryRun
.pdf
Download PDF • 84KB

Download hierboven ook de checklist voor het organiseren van een goede dry run. Met de checklist weet je zeker dat je niets vergeet en dat je écht klaar bent voor je online event. Wij helpen je natuurlijk ook graag bij de voorbereiding naar je online event. Voor vragen kun je ons altijd benaderen via vraag@evisit.nl of bel ons op 070 30 65 420.




Nieuwsbrief

Lange Voorhout 92, 2514 EJ Den Haag

070-3065420 | WhatsAppvraag@evisit.nlplan een afspraak

  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Instagram

© 2020 evisit. evisit is een product van amgate B.V.

logo_edited.png