• Tessa Rijnsburger

Digitaal congres voor 300 personen

Updated: Oct 19

In de afgelopen periode zijn veel eventmanagers op zoek gegaan naar alternatieven voor hun fysieke evenement of congres. ‘De fysieke evenementen mogen dan nu wel niet doorgaan, dat betekent niet dat onze klanten geen behoefte hebben aan kennis en informatie. We willen het júist door laten gaan, aldus het organisatieteam van ‘Architectuur in de Zorg’. Het organisatieteam had al diverse webinars, online events en de nodige Microsoft Team Meetings gevolgd. ‘Tessa, we zijn nog steeds op zoek naar een passende tool voor ons online congres. ‘We hebben 4 sprekers, een dagvoorzitter, 2 pauzes en er komen 300 personen’. We hebben het nog niet gevonden en zijn benieuwd wat jullie voor ons kunnen betekenen.


Zodoende ging ik aan de slag. Welke tools zijn er allemaal en wat zijn de voor- en nadelen voor hun congres? Van een long list ging ik naar een shortlist van 5 tools. Met een uitwerking van de voor- en nadelen en de bijbehorende kosten ging ik terug naar mijn contactpersoon. Registratie was niet gewenst en iedereen in beeld met camera en eventueel microfoon zou leuk zijn. We kwamen uit op Zoom en ze gingen met mij de uitdaging aan. De gehele inrichting en technische ondersteuning van Zoom kwam zodoende bij mij te liggen. Een mooie kans wat ik niet laat lopen!


Na het afsluiten van het Zoom-abonnement ging ik als de wiedeweerga aan de slag. Welke mogelijkheden zijn er allemaal in Zoom? Je hebt ZoomMeetings, ZoomWebinars, ZoomRooms. Dan heb je nog breakoutrooms, een practical session en een waiting room. Dan heb je in een Meeting weer mogelijkheid tot ‘reactions’, ‘chat’ en ‘share screen’ en tijdens een Webinar ‘Q&A’, ‘polling’ en ‘raise hand’. Help! Er zit niets anders op, ik sluit me een week op.


Na een week alle mogelijkheden te hebben bekeken (en héél veel Zoom tutorials en trainingen gevolgd) was ik eruit. We hadden in eerste instantie gekozen voor ZoomMeeting door de eis dat alle gasten de mogelijkheid moesten hebben om in beeld te komen. Het nadeel was echter dat álle gasten op ieder moment de camera en microfoon aan kon zetten. Als er 300 personen deelnemen, dan is dat natuurlijk niet wat je wil. We besloten om ZoomWebinar in te zetten en ik maakten een draaiboek. Ik organiseerde 1 dry run… 2 dry runs…. schreef instructies voor alle sprekers, de buddies van de sprekers en voor de dagvoorzitter.


We waren er helemaal klaar voor. Donderdag 11 juni was het zover. Mijn werkzaamheden tijdens het congres zelf heb ik uitgeschreven in een case. Het was een waar succes en ik vond het heel bijzonder onderdeel te mogen zijn van dit mooie digitale congres!


Meer info over onze werkzaamheden en benieuwd naar de foto's? Lees de case. Benieuwd wat wij voor jouw online event kunnen betekenen? Lees verder. Interesse of nog vragen? Mail / bel of chat met ons: 070- 306 54 20 of vraag@evisit.nl


Geschreven door:

Projectmanager Tessa Rijnsburger

Nieuwsbrief

Lange Voorhout 92, 2514 EJ Den Haag

070-3065420 | WhatsAppvraag@evisit.nlplan een afspraak

  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Instagram

© 2020 evisit. evisit is een product van amgate B.V.

logo_edited.png