• Team evisit

Begin het jaar goed met de evisit eventplanner!

Updated: Oct 19

‘Is de save the date al de deur uit?!’ ‘Is onze fotograaf beschikbaar die dag?’ ‘Hebben we de dieetwensen al doorgegeven aan de catering?!’ ‘Hebben alle hostesses al bevestigd dat ze kunnen?!’ Dit zijn slechts een handjevol vragen die jou wellicht bekend voorkomen. Klopt? Dan komt een eventplanner goed van pas!


Er komt zóveel bij de organisatie van een evenement kijken dat het helemaal niet zo gek is dat je af en toe ‘lost’ bent. Een eventplanner geeft structuur en rust en wij helpen je daar graag bij. De organisatie kan worden onderverdeeld in 7 fases. Bij iedere fase horen taken. Door onze eventplanner te downloaden in Excel kan je zelf de planning voor jouw evenement maken door jouw naam en die van je teamgenoten in te vullen. Hieronder gaan we graag samen door de 7 fases heen.

1 KLAAR VOOR DE START

Je bent eruit. Je gaat een evenement organiseren. In deze fase bepaal je het concept en look&feel, identificeer je je doelgroep, stel je een budget vast en kan je op basis hiervan orde op zaken stellen. Heb je een team of doe je het alleen? Wanneer is het evenement en is dit tijdstip haalbaar of weet je nu al dat het de aankomende periode stressen, stressen en stressen wordt. Daar kan zélfs geen eventplanner tegenop! Het bezoeken van locaties, cateraars, partners en entertainment vallen ook onder de oriëntatiefase.


2 LET’S RUN

Dan is het nu tijd om van start te gaan, let’s run! Een locatie boeken, je programma samenstellen, het regelen van beveiliging, aankleding, catering, schoonmakers, vrijwilligers en een foto/videograaf. Hoe ga je je doelgroep benaderen en uitnodigen? Tip: vind een registratiepartner om het uitnodigingstraject voor jou uit handen te nemen. Scheelt tijd, verhoogd de kwaliteit en geeft betere rapportages.


3 GO EVENTMANAGER GO!

Je datum en locatie staan vast en het programma heb je grotendeels ook al klaar staan. Dan moet je een stijl bedenken voor je event. Nadat je deze hebt gevonden moet je de gekozen stijl doorpakken in al je communicatie uitingen. Hoe zijn dames bij het ontvangst gekleed? Misschien wil je ook wel iets origineels bij de registratiebalie?


Je hebt een registratiepartner gevonden en samen zijn jullie een livedatum overeengekomen. Er wordt voor jou een website gemaakt in je eigen gekozen look & feel. Alle genodigden worden uitgenodigd; laat het aanmelden maar beginnen! Je houdt de statistieken nauwkeurig in de gaten; moeten er extra reminders uit? Moeten extra marketingkanalen worden ingezet? Een voorlopige omzet kan gerapporteerd worden. Het evenement komt dichterbij, we zijn van start!

4 WATCH OUT DETAILS!

Maar we zijn er nog niet. Heb je al een plattegrond van de locatie? Is het voor jouw gasten duidelijk waar zij zich moeten melden of moet er nog een bewegwijzering worden gemaakt? Weten je gasten al welke sprekers komen, wie ze graag willen ontmoeten en welke informatie ze willen vergaren? Een final check met partners kan essentieel zijn, heeft iedereen jouw evenement nog in zijn agenda staan? Is de registratiebalie met hostesses/teamleader geregeld? Wil je dat jouw gasten een badge dragen of dat iedereen een goodiebag ontvangt? Regel het en zet het op je planning!

5 DAY BEFORE

De grote dag is bijna daar! De day before is het van belang een aantal details te controleren: het weer, het verkeer, openbaar vervoer, aanmeldingen,…. Bij voorspelde verkeersdrukte is het van belang je gasten hiervan op de hoogte te brengen. Het advies is om dit (via je registratiepartner) per sms of whatsapp te doen, de grootste kans dat ze dit last minute nog lezen! Zijn er veel afmeldingen? Zorg dat je eventuele wachtlijst wordt gebeld of breng je event opnieuw onder de aandacht op bijvoorbeeld social media. Regent het? Denk bij parkeren dat je gasten door de regen moeten lopen. Regel bijvoorbeeld een paraplu bij het parkeerterrein en de uitgang. Welke informatie wil je dat je gasten mee naar huis nemen? Krijgen ze een hardcopy presentatie bij of wordt dit achteraf toegestuurd?


6 THE DAY

Je zou zeggen spanning, spanning, spanning. Is helemaal niet nodig, míts je een goede eventplanner hebt en hier goed gebruik van hebt gemaakt ;-). Als alles goed verloopt is het voor jou een eitje tijdens het event en heb je eindelijk tijd om te genieten! Natuurlijk ben jij de contactpersoon als er iets mis gaat, maar er gaat gewoon niks mis! Afgesproken?

7 DAY AFTER

Op basis van je vooraf gestelde doelstelling is de aftersales goed te bepalen. Wat wilde je uit je evenement halen? Moeten alle gasten een bedankmail met enquête ontvangen? Controleer de statistieken, hoeveel was je show en no show? Bespreek de behaalde resultaten met je team, is het voor herhaling vatbaar? Zijn er punten ter verbetering of ging alles op rolletjes. Als laatste is het nog wel even leuk om de foto’s en video te delen! Pak dit direct op want het zit nu nog vers in je geheugen. Zorg direct voor een rapportage en houdt het momentum van je event vast door bijvoorbeeld al de mogelijkheid te bieden om kaarten te kopen of aan te melden voor het volgende event of de editie van volgend jaar.

Nieuwsbrief

Lange Voorhout 92, 2514 EJ Den Haag

070-3065420 | WhatsAppvraag@evisit.nlplan een afspraak

  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Instagram

© 2020 evisit. evisit is een product van amgate B.V.

logo_edited.png