LOC Week van de Medezeggenschap

5 daags online event voor 700 bezoekers

• Betrokken bij de keuze voor de juiste online tool

• Inrichten van de online tool (Hopin)

• Maken draaiboek en instrueren alle sprekers

• Verantwoordelijk voor dry-runs

• Inrichten op maat gemaakte event website met registratie

• Inrichten en versturen van alle mailings

• Rol als host tijdens online event

• Customer care tijdens online event voor technische vragen

• Juiste bezoekers en sprekers aan private sessies gekoppeld

Door versoepeling van de Corona maatregelen de afgelopen maanden hadden de organisatoren vanuit LOC de hoop gevestigd op een fysieke vorm van hun evenement. Nadat een groot deel van de planning erop zat bleek dit toch tegen te vallen. Op een vrij laat moment binnen het organisatie proces is dan ook besloten het evenement toch met enige aanpassingen online door te zetten.

Hier moesten bepaalde regelingen echter toch op aangepast worden aangezien niet alles van een fysiek evenement rechtstreeks te knippen en plakken valt naar een online evenement. Zo moest er een online tool uitgekozen worden, verschillende sessies aangemaakt worden, waar dan ook verschillende sprekers en bezoekers bij ingedeeld moesten worden. Ineens was het handig een dry run te houden waarin alle sprekers konden wennen aan het houden van een presentatie via een scherm wat ze zelf moesten delen. Ook is er voor het event een website gemaakt waar het programma te lezen viel en mensen zich konden aan -en afmelden.

Uiteindelijk zijn wij op 5 oktober live gegaan met meer dan 60 sessies, 20 sprekers en 700 bezoekers, verspreid over 5 dagen. Om ervoor te zorgen dat dit allemaal in goede banen verliep zijn wij tijdens het event ook verantwoordelijk geweest voor de customer care door het beantwoorden van e-mails en telefoontjes. De meeste vragen waren technisch van aard, bijvoorbeeld bezoekers die problemen hadden met inloggen, met hun audio of bezoekers zonder beeld. Het was een zeer bijzondere week!