Eventcase Volwaardig leven

Online event in Hopin

VWS_VW-Case_header.jpg

2 dagen, 50 sessies, 100 sprekers, 1201 deelnemers

  • Betrokken bij de keuze voor de juiste tool 

  • Eventwebsite, registratie en communicatie 

  • Inrichten van de online tool (Hopin) 50 verschillende sessies

  • Alle sprekers een demo gegeven over de tool Hopin 

  • ‘Zelfoefensessies’ gefaciliteerd zodat sprekers ook zelf konden ‘oefenen’

  • Rol als host tijdens online event 

  • Customer care voorafgaand en tijdens het online congres

  • Professionele setting in studio voor plenaire bijeenkomsten

 

Met het programma Volwaardig leven wil het ministerie van VWS een landelijke beweging op gang brengen naar de toekomstbestendige gehandicaptenzorg en complexe zorg. Het gaat daarbij om zorg die flexibel kan inspelen op zorgvragen van mensen met een beperking en hun naasten. Want hun wensen en behoeften veranderen. Het is een congres voor zowel zorgprofessionals, cliënten, ervaringsdeskundigen, beleidsmedewerkers en betrokkenen.

Het online congres stond eigenlijk in mei fysiek op het programma. In verband met corona heeft het toen niet plaats mogen vinden en daarom is besloten om het gehele congres online te organiseren. Annemiek Gras, waar we eerder mee samen hebben gewerkt tijdens de online Week van de Medezeggenschap, kwam bij ons in de lucht voor de registratie, communicatie en het faciliteren van de online tool.

Het is een congres met veel onderwerpen, het is een bijzondere doelgroep en het moet professioneel’. Na een eerdere succesvolle samenwerking met Annemiek wisten we al goed wat we aan elkaar hadden. We besloten met elkaar om wederom voor de tool Hopin te kiezen. Waarom? Wegens de functionaliteiten en interactie mogelijkheden. Met 50 interactieve sessies was die keuze redelijk snel gemaakt. 

 

Een professionele plenaire setting was gewenst en de keuze voor opname in een studio werd gemaakt. De uitzending werd aan ‘de stage’ in Hopin gekoppeld en zo hadden we het gehele online programma (plenair, sessies, polls, chat en downloadbare powerpoints) in 1 platform. De doelgroep werd uitvoerig geïnformeerd over de tool die we gingen gebruiken, hoe men moest inloggen en welke browser werd geadviseerd. Mocht men toch nog problemen ervaren dan kon men terecht bij de Helpdesk (Customer Care) die we speciaal voor het online congres Volwaardig leven hadden ingericht. Vanaf livegang tot de eventdatum kon van 9 tot 17.00 uur worden gemaild en gebeld. Omdat het ook deelnemers met een beperking betrof hebben we extra mankracht ingezet voor tijdens het online congres zelf. Alles om het voor de deelnemers zo goed mogelijk te laten verlopen.

 

We kijken terug op een zeer mooie samenwerking. Met uiteindelijk 1201 unieke deelnemers hebben we een zeer mooi percentage neergezet van 84,4%.

 

Wat vond Annemiek van de samenwerking?

''Ik ben voor het eerst in contact gekomen met Evisit toen één van mijn klanten een online congres wilde organiseren. Evisit heeft geholpen bij het inrichten van het online platform, de registratie en ontwerp website. De samenwerking verliep erg plezierig.'' - Annemiek Gras.

Leestip:

Meeting Magazine interviewt Annemiek Gras over pionieren in coronatijd. In dit interview spreekt Annemiek onder andere over haar beleving van de Week van de Medezeggenschap en Volwaardig leven.