Architectuur in de Zorg

Digitaal congres voor 300 man

• Hulp bij keuze online tool

• Inrichten Zoom

• Maken draaiboek en instrueren sprekers

• Verantwoordelijk voor dry-runs

• Rol als host tijdens online event

​

Tijdens de corona periode zijn veel opdrachtgevers op zoek naar varianten om hun evenement toch door te laten gaan. Fysiek mocht het helaas niet plaatsvinden, maar gelukkig zijn er nog veel andere mogelijkheden. Ook het organisatieteam van het event Architectuur in de Zorg was op zoek naar een online tool om het congres toch door te laten gaan. Bij de keuze voor een geschikte tool én de inrichting en begeleiding hiervan konden ze wel wat hulp gebruiken.

Wij raakten in gesprek met de opdrachtgever en bieden graag waar zij op zoek naar zijn. Allereerst maakten wij een selectie van de geschikte tools met de voor- en nadelen voor hun online congres. Na een definitieve selectie zijn we met deze tool aan de slag gegaan en hebben de inrichting hiervan op ons genomen. In totaal hebben we aan de hand van een draaiboek 2 dry runs georganiseerd met het complete organisatieteam en alle sprekers. Na het verwerken van feedback en het nogmaals instrueren van alle sprekers waren we er klaar voor. Het congres ging op donderdag 11 juni om 09.30 uur via ZoomWebinar van start. Ruim 260 deelnemers keken live mee. Na het congres ging de groep nog uiteen in Meet & Greet sessies in zogeheten ZoomMeetings. Wij namen de rol als host op ons, zodat de opdrachtgever zich alleen op de sprekers hoefde te focussen. Door ons werd het beginscherm met achtergrond muziekje opgezet, werden poll vragen ingeschoten, werd actief de chat in de gaten gehouden en werden camera’s/microfoons uitgezet op het moment dat de spreker dit zelf niet op tijd deed.

Het was bijzonder om deze virtuele Zoom ervaring met ruim 300 inschrijvingen samen met het organisatieteam te mogen realiseren.